Makalah Evaluasi dan Pengendalian
PENDAHULUAN
Latar belakang masalah
Suatu strategi dipilih dari sekian banyak
alternative yang telah dianalisis dan dipertimbangkan dengan teliti dan matang
serta dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu. Maksunya adalah agar dalam suatu
organisasi berada pada kondisi dan posisi yang efektif dalam upaya mencapai
tujuan dan berbagai sasarannya dalam lingkungan eksternal yang sering berubah
pada tingkat dan intensitas yang ada kalanya tidak mungkin diperhitungkan
sepenuhnya sebelumnya.
Suatu strategi berorientasi pada masa depan.
Karena orientasi demikian, pemilihan strategi tertentu pada umumnya didasarkan
pada berbagai asumsi dasar yang digunakan para perumus dan penentu strategi itu
dengan sepenuhnya menyadari bahwa tidak semua peristiwa dan faktor yang
berpengaruh pada implementasi strategi dapat diperkirakan dan diperhitungkan
dengan tepat.
Telah ditekankan dimuka bahwa efektif tidaknya
suatu strategi sebagai instrumen untuk mencapai tujuan dan dan berbagai sasaran
suatu organisasi, tidak terlihat pada proses perumusan dan penentuannya sebagai
akibat analisis strategi yang dilakukan terhadap berbagai alternative yang
dipertimbangkan, melainkan pada implementasinya.
Namun disisi lain perlu pula digaris bawahi bahwa
evaluasi strategi yang telah kita jalankan perlu dilakukan hal tersebut dikarenakan
agar kita dapat mengetahui apakah strategi yang kita jalankan berhasil dan dapat berjalan optimal. Selain
evaluasi strategi ada juga hal yang harus kita lakukan setelah kita menerapkan
strategi selama beberapa periode yaitu pengendalian strategi dimana hal ini
dimaksudkan agar strategi yang dijalankan dapat terkendali dan terwujud dengan
baik.
Rumusan Masalah
Dari uraian diatas terdapat beberapa masalah
diantaranya:
1.
Apa pengertian dan konsep dari pengendalian?
2.
Apa saja jenis-jenis dari pengendalian?
3.
Bagaimana proses pengendalian?
4.
Bagaimana pengendalian yang efektif ?
Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dan konsep pengendalian
2. Untuk mengetahui jenis-jenis dari pengendalian
3. Untuk mengetahui bagaimana proses pengendalian
4. Untuk mengetahui bagaimana pengendalian yang efektif
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN DAN
KONSEP
Strategi yang telah dipilih dan di implementasikan selanjutnya
perlu untuk diberikan suatu penilaian. Tindakan penilaian ini biasanya disebut
sebagai evaluasi (evaluation). Evaluasi perlu dilakukan secara terus menerus guna untuk mengetahui
bagaimana dampak perubahan lingkungan terhadap strategi yang di implementasikan
itu. Instrument yang dapat dilakukan untuk melakukan penilaian bisa saja berupa
dengan instrument yang dipakai dalam melakukan pengawasan. Secara umum, bentuk
temuan yang sering diperoleh manajer dalam
melakukan penilaian atas strategi melliputi :
1.
Hasil yang
dicapai melebihi harapan dan target
2.
Hasil yang di
harapkan sama dengan harapan dan target.
3.
Hasil yang
dicapai kurang dari harapan dan target
Membuat kriteria evaluasi hendaknya jangan terlalu subjektif,
karena akan menjadikan penilaian tidak fair. Beberapa kriteria yang dapat
digunakan untuk menilai keberhasilan dari strategi yang telah di
implementasikan adalah sebagai berikut:
1.
Market share
yang dicapai
2.
Profitabilitas
yang dicapai
3.
Hasil
pengembalian atas ekuitas
4.
Return of
investment
5.
Biaya produksi
dan evisiensi
6.
Jumlah hari
kerja yang mogok
Agar penilaian mendapatkan hasil yang maksimal, maka perlu diketahui faktor-faktor apa
saja yang harus dinilai. Obyek penilaian dapat diarahkan secara langsung pada
komponen-komponen yang berkaitan langsung dengan kegiatan-kegiatan perusahaan,
baik secara structural maupun personil yang melaksanakan strategi, yaitu:
tujuan dan sasaran perusahaan, misi, strategi itu sendiri, struktur organisasi
perusahaan, dan komposisi manajeral dalam perusahaan.
Pengertian pengendalian sebenarnya berkisar pada kegiatan
memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan, dan pengevaluasian keseluruhan
kegiatan manajemen agar tujuan yang sudah ditetapkan dapat tercapai secara
tepat. Berikut ini diuraikan beberapa pengertian yang dikemukakan oleh para
ahli tentang pengendalian:
1.
Robin dan
Coutler (1999) mengartikan pengendalian sebagai suatu proses
memantau kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa kagiatan-kegiatan itu
diselesaikan sebagaimana telah direncanakan dalam proses mengoreksi setiap
penyimpangan yang tidak berarti. Sebuah system pengendalian yang efektif
menjamin kegiatan-kegiatan
diselesaikan dengan cara-cara yang membawa pada tercapainya tujuan-tujuan
perusahaan.
Kriteria yang
menentukan efektifitas sebuah system pengendalian adalah seberapa baik system
itu memperlancar tercapainya tujuan. Semakin system itu membantu para manajer
untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan mereka, semakin baiklah system
pengendalian itu.
2.
Stoner
Freeman, dan Gilbert (1996) mendefinisikan pengendalian
manajemen sebagai suatu proses
untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang
direncanakan. Dikatakannya, pengendalian membantu manajer memonitor keefektivan aktivitas manajemen perusahaan meereka.
Sedangakan bagian terpenting dari proses pengendalian itu sendiri adalah
mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
3.
Robert
J.Mokler, memberikan pengertian pengendalian yang
menekankan elemen esensial proses pengendalian dalam beberapa langkah.
Pengendalian di definisikan sebagai suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar prestasi dengan sasaran perencanaan, merancang system umpan balik
informasi, membandingkan prestasi actual dengan standar yang telah ditetapkan
itu, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan pengukuran signifikansi
penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk
menjamin bahawa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat
mungkin secara efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.
Berdasarkan batasan tersebut Mokler melihat
terdapat empat langkah dalam pengendalian yaitu :
1.
Menetapkan
standard dan metode untuk pengukuran prestasi
2.
Mengukur
prestasi
3.
Membandingkan
prestasi, sesuai dengan standar
4.
Mengambil
tindakan perbaikan
B.
JENIS-JENIS
PENGENDALIAN
Terdapat beberapa klasifikasi pengendalian yang harus dilakukan
oleh seorang manajer. Klasifikasi tersebut bisa dilihat dari focus pengendalian
dan objek maupun subjek pengendalian. Gambar jenis-jenis pengendalian yang
berdasarkan focus, objek maupun subjek pengandalian. Ditinjau dari fokusnya
pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi pengendalian pendahuluan,
pengendalian bersamaan, dan pengendalian umpan balik.
1.
Pengendalian
pendahuluan
Pengendalian
ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia bahan
dan modal yang diperlukan sudah dianggarakan. Sehingga bilamana kegiatan
dilakukan maka sumber daya tersebut tersedia, baik menyangkut jenis, kualitas,
kuantitas, maupun tempat sesuai dengan kebutuhan. Anggaran biasanya
dipergunakan untuk kepentingan keteganakerjaan maupun menyangkut penunjang
sarana produksi tertentu.
Prosedur
pengendalian pendahuluan meliputi seluruh upaya manajemen untuk meningkatkan
kemungkinan perbandingan yang menguntungkan antara hasil-hasil nyata dengan
hasil-hasil yang direncanakan. Adapun instrument
penting untuk melaksanakan pengendalian ini dalah kebijakan. Beberapa teknik
pengendalian yang bisa digunakan dalam pengendalian pendahuluan meliputi:
pemilihan dan penempatan karyawan, penarikan staf, pemeriksaan material,
penganggaran modal, dan penganggaran keuangan.
2.
Pengendalian
bersamaan
Sementara
pengendalian pendahuluan memastikan ketersediaan sumber daya manusia, modal,
dan bahan, pengendalian bersama memantau operasi yang berjalan untuk memastikan
bahawa berbagai tujua tengah direalisasikan. Pengendalian bersamaan terutama
diimplementasikan melalui kegiatan dari para manajer. Dengan melakukan
pengamatan pribadi secara langsung, para manajer menentukan apakah pekerjaan berlangsung dalam cara yang
ditetapkan oleh kebijakan dan prosedur perusahaan. Dalam hal ini manajer
melakukan fungsi pengarahan pada
pekerja bawahannya. Pengarahan yang dimaksud dengan melalui tindakan ketika
mereka meberikan instruksi pada bawahan dalam berbagai metode dan prosedur yang
layak serta mengawasi pekerjaan bawahan untuk menjamin supaya pekerjaan
dikerjakan dengan baik.
3.
Pengendalian
umpan balik
System
pengendalian umpan balik biasanya berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai dasar perbaikan berbagai tindakan masa depan. Misalnya, laporan keuangan dari sebuah perusahaan digunakan untuk
menilai kelayakan hasil-hasil historis dan untuk menetapkan keinginan untuk
membuat perubahan dalam perolahen sumber daya atau kegiatan operasional di masa
depan. Pengendalian umpan balik dapat juga digunakan sebagai dasar untuk
membuat berbagai keputusan lainnya, termasuk keputusan yang berhubungan dengan
harga yang dibebankan untuk produk atau jasa, pembatalan produk atau program,
pengurangan atau penambahan karyawan dan lain-lain.
Metode umpan balik yang dipakai dalam bisnis
meliputi analisa laporan keuangan, analisis biaya standar, pengendalian
kualitas, dan evaluasi kinerja karyawan.
Jika pengendalian dilihat dari objeknya, maka
data dibagi menjai dua bagian:
1.
Penegendalian administratif yaitu
pengendalian pada bidang atau bagian pekerjaan yang fungsinya dikategorikan
sebagai tugas administrasi dalam suatu
organisasi, misalnya pada bagian keuangan, bagian
personalia.
2.
Pengendalian
operatif yaitu
pengendalian yang dilakukan pada bidang atau bagian yang fungsinya melaksanakan
pekerjaan operatif dalam suatu organisasi, misalnya bagian pabrik, bagian
pemasaran, maintenance dan lain-lain.
Berdasarkan subjek pengendaliannya, maka jenis
pegendalian dapat dibagi menjadi dua
bagian:
1.
Pengendalian
intern yaitu pengendalian yang dilakukan khusus ditujukan pada pelaku-pelaku dari fungsi-fungsi yang
berada diluar organisasi.
2.
Pengendalian ekstern yaitu pengendalian yang dilakukan khusus
ditujukan pada subjek atau faktor-faktor dan fungsi-fungsi yang berada di luar
organisasi.
C. PROSES PENGENDALIAN
Secara umum proses pengendalian
terdiri dari 3 langkah :
1. Pengukuran kinerja
Pengukuran kinerja yaitu
perbandingan antara standar dengan pelaksanaan. Perbandingan tersebut hendaknya
berdasarkan pandangan kedepan. Dengan pandangan
kedepan berarti jika ada penyimpangan maka penyimpangan ini dapat diperbaiki
didalam pelaksanaan nanti. Terdapat dua persoalan penting yang menyangkut
pengukuran prestasi : a) bagaimana kita mengukur kinerja itu, b) apa saja yang
kita ukur.
Untuk dapat mengukur kinerja actual, seorang manajer dapat mempergunakan 4
sumber infomasi yang mencakup peralatan pribadi, laporan statistic, laporan
lisan, dan laporan tertulis. Masing-masing sumber informasi tersebut memiliki
kekuatan maupun kelemahannya. Namun, apabila keempat sumber informasi itu dapat
dipadukan, maka akan dapat meningkatkan baik jumlah sumber masukan maupun
kemungkinan menerima informasi yang handal.
Pengamatan pribadi digunakan manajer untuk
memperoleh pengetahuan mendalam tentang kegiatan-kegiatan sesungguhnya. Pendekatan ini memungkinkan pula liputan yang
intensif karena kegiatan yang kecil yang besar dapat diamati, dan pendekatan ini menyajikan peluang-peluang bagi
seorang manajer untuk mengetahui hal-hal yang tidak tersurat. Sebagai contoh,
para manajer dapat melakukan inspeksi keliling untuk melihat secara langsung
kegiatan-kegiatan yang dilakukan bawahan. Jika terjadi penyimpangan, manajer
dapat mengetahui seberapa besar penyimpangan itu. Langkah ini menimbulkan
kecurigaan bagi bawahan karena mereka dianggap tidak dipercaya.
Penggunaan laporan-laporan statistic untuk
mengukur kinerja bawahan menjadi semakin disenangi
ketika computer dipergunakan secara meluas. Laporan statistic yang ditunjukkan
dengan grafik, diagram batang, dan peragaan angka-angka dalam bentuk apapun
dapat digunakan manajer untuk menilai manajer. Perlu diingat, bahwa kelemahan
dalam laporan statistic adalah bahwa laporan itu hanya melaporkan beberapa
bidang utama yang dapat diukur secara numeric dan sering kali mengabaikan
faktor-faktor penting lain yang sering kali subjektif.
Informasi dapat pula diperoleh melalui
laporan-laporan lisan, artinya melalui konferensi, rapat, percakapan tatap muka
atau panggilan telepon. Keunggulan dan
kelemahan dari pendekatan ini hampir sama dengan pendekatan pengamatan pribadi.
Salah satu kekurangan besar laporan ini adalah masalah pendokumentasian
informasi untuk rujukan dikemudian hari. Kinerja aktual dapat
juga diukur melalui laporan-laporan tertulis. Sama seperti laporan – laporan statistic, laporan tertulis lebih lambat
namun lebih formal dibandingkan laporan tangan pertama ataupun tangan kedua.
2. Membandingkan prestasi dengan standar
Langkah ini dimaksudkan untuk membandingkan hasil-hasil yang telah diukur dengan
target atau standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Apabila prestasi ini
sesuai dengan standar, manajer berasumsi bahwa
segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali. Oleh karena itu manajer
tidak perlu campur tangan secara aktif dalam organisasi. Sebaliknya, manajer
perlu mempertimbangkan tindakan korektif
apabila prestasi yang diperoleh jauh dari standar atau target yang ditetapkan.
Kesalahan yang perlu dihindari dalam membandingkan
prestasi dengan standar adalah menetapkan standar yang terlalu jauh atau
rendah. Sehingga prestasi itu dianggap belum optimal apabila standar yang
ditetapkan terlalu rendah. Untuk itu,
perencanaan dalam menetapkan standar atau target harus betul-betul
memperhatikan kondisi internal dan eksternal dari organisasi.
3. Mengambil tindakan korektif
Langkah ketiga dan terakhir dalam proses
control adalah mengambil tindakan manajerial. Tindakan ini dilakukan manakala
prestasi rendah dibawah standard dan analisis
menunjukkan perlunya diambil tindakan. Para manajer dapat memilih diantara 3
tindakan yang memungkinkan a) tidak melakukan tindakan apa-apa, b) mengoreksi
kinerja yang sesungguhnya itu, c) manajer dapat merevisi standar.
Apabila keputusan manajer adalah mengoreksi
kinerja sesungguhnya maka pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab adalah haruskan
diambil tindakan perbaikan yang segera atau tindakan perbaikan mendasar? Tindakan
perbaikan mendasar menanyakan bagaimana dan mengapa kinerja telah menyimpang
dan kemudian melangkah untuk mengoreksi sumber ketimpangan itu.
Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi mungkin
saja disebabkan oleh standar kinerja yang tidak realistis. Artinya tujuan itu
barangkali terlampau tinggi atau terlampau rendah. Dalam hal ini, standarnya
lah yang membutuhkan perhatian untuk dikoreksi bukan kinerjanya. Sebagai contoh, standar nilai kelulusan ujian bagi
seorang mahasiswa adalah b, namun bagi mahasiswa yang bersangkutan standar
tersebut terlalu tinggi mengingat mata ujiannya terlalu sullit. Tindakan yang
dilakukan dalam hal ini adalah merasionalisaikan standar nilai kelulusannya.
D. PENGENDALIAN YANG EFEKTIF
Pegendalian yang efektif berarti pengendalian yang tepat sesuai dengan
proses yang harus di laluinya, tanpa menyimpang dari sistem yang dianut,
sehingga tahapan yang dilaluinya benar. Pengendalian, sebagai suatu sistem,
seperti halnya sistem-sistem yang lain mempunyai karakteristik tertentu. Namun
demikian, arti penting karakteristik itu bersifat nisbi, artinya pada kondisi
yang berbeda karakteristik itu pun berbeda pula. Pada kondisi yang sama
karakteristik tersebut berlaku sama.
Sistem pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik sebegai berikut :
1. Akurat
Informasi dari presentasi yang akan diukur
haruslah akurat. Ketidakakuratan data akan menyebabkan kesalahan dalam menarik
kesimpulan bahkan dapat menimbulkan
kesalahan yang tidak perlu. Pengujian keakuratan data atau informasi merupakan
salah satu tugas penting bagi seorang manajer atau pimpinan. Dalam hal ini,
manajer dapat mempergunakan komputer sebagai alat bantu untuk penyediaan informasi yang akurat
maupun untuk menguji keakuratan informasi tersebut.
2. Secara ekonomi realistis
Pengeluaran biaya untuk implementasi
pengendalian harus ditekan seminimum mungkin, sehingga terhindar dari
pemborosan yang tak berguna. Usaha untuk meminimumkan pengeluaran yang tidak
produktif adalah dengan cara mengeluarkan biaya yang paling minimum yang
diperlukan, untuk memastikan bahwa aktivitas yang dipantau akan mencapai tujuan
yang ditetapkan.
3. Tepat waktu
Sistem pengendalian akan efektif jika
dilakukan dengan cepat disaat penyimpangan diketahui. Jika terjadi kelambatan
dalam reaksi terhadap penyimpangan, kerugian yang dihadapi akan semakin besar.
Untuk menghindari hal ini, maka sebaiknya pengendalian dilakukan secara rutin,
tetapi untuk hal-hal yang sangat penting perlu juga dilakukan pengendalian
diluar pengendalian rutin.
4. Realistik secara organisasi
Sistem pengendalian harus dapat digabungkan
dengan realitas organisasi. Misalkan, individu harus dapat melihat hubungan
antara tingkat prestasi yang harus dicapainya dan imbalan yang akan menyusul
kemudian. Selain itu semua standar untuk prestasi harus realistik. Perbedaan
status di antara individu harus dijaga juga.
5. Dipusatkan pada pengendaliab strategik
Pengendalian hendaknya diarahkan pada
titik-titik kunci (yang memiliki nilai strategis) sehingga penyimpangan di
bidang ini cepat diketahui dan dapat dihindarkan timbulnya kegagalan pencapaian
tujuan. Selain itu sistem pengendalian strategik sebaiknya dipusatkan pada
tempat di mana tindakan perbaikan dapat dilaksanakan.
6. Terkoordinasi dengan arus kerja organisasi
Memperhatikan bahwa satu kegiatan akan selalu
terkait dengan kegiatan lain (misal, kegiatan produksi akan terkait dengan
kegiatan penjualan), maka sistem pengendaliannya juga harus di koordinasikan
dengan kegiatan lain yang erat hubungannya dengan kegiatan yang dikendalikan
tersebut.
7. Objektif dan komprehensif
Informasi dalam suatu sistem pengendalian
harus mudah dipahami dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya.
Makin objektif sistem pengendalian, makin besar kemungkinannya bahwa individu
dengan sadar dan efektif akan merespon informasi yang diterima, demikian pula
sebaliknya. Sistem informasi yang sukar dipahami akan mengakibatkan bias yang
tidak perlu dan kebingungan atau frustasi diantara para karyawan.
8. Fleksibel
Mengingat situasi dan kondisi terus berubah
dengan cepat, maka sistem pengendalian harus dimiliki tingkat keluwesan yang
tinggi, sehingga standar-standar pengendalian tetap dapat dipergunakan meskipun
situasi dan kondisi berubah.
9. Diterima para anggota organisasi
Idealnya, setiap sistem pengendalian dapat
diterima dan dimengerti oleh semua anggota organisasi, sehingga mereka
masing-masing akan merasa ikut bertanggung jawab terhadap usaha pencapaian
tujuan organisasi. oleh karena itu, sistem pengendalian hendaknya dijelaskan terlebih
dahulu kepada semua anggota organisasi. [1]
PENUTUP
KESIMPULAN
Pengertian pengendalian sebenarnya
berkisar pada kegiatan memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan, dan
pengevaluasian keseluruhan kegiatan manajemen agar tujuan yang sudah ditetapkan
dapat tercapai secara tepat.
Adapun
jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut :
a.
Pengendalian
pendahuluan
b.
Pengendalian
bersamaan
c.
Pengendalian
umpan balik
Secara umum
proses pengendalian terdiri dari 3 langkah :
a.
Pengukuran
kinerja
b.
Membandingkan
prestasi dengan standar
c.
Mengambil
tindakan korektif
Komentar
Posting Komentar